“Nu am timp” este refrenul cunoscut de toata lumea. Totusi un bun management al activitatii nu inseamna neaparat sa fim ocupati ci sa ne concentram pe ceea ce face cu adevarat diferenta impingandu-ne cu forta din situatia in care ne aflam catre cea pe care ne-o dorim.

     Managementul timpului inseamna, in primul rand, planificarea si organizarea de o asa maniera a activitatilor incat sa reusim sa realizam obiectivele cele mai importante in cel mai scurt timp posibil. Pentru aceasta este neaparat necesar sa urmarim in mod sistematic acest lucru. Un obiectiv propus doar la nivel de vorba ramane o dorinta, un obiectiv scris pe un petic de hartie devine realizabil iar un obiectiv planificat devine o certitudine.

     Din start trebuie sa ne organizam obiectivele in functie de importanta. La aceasta ne ajuta intrebarea:”Care este cel mai important obiectiv pe care il urmaresc?”. Raspunsul il vom scrie pe o foaie in capul listei. Apoi ne vom intreba care este al doilea obiectiv ca importanta si vom trece raspunsul la punctul doi. Vom repeta intrebarea pentru al treilea, al patrulea obiectiv s.a.m.d.

     Apoi pe o foaie separata vom “ataca” fiecare obiectiv in ordinea descrescatoare a importantei. Este bine sa punem ca titlu obiectivul vizat apoi sa enumeram in lateral care sunt atributele esentiale ale obiectivului respectiv (adica de unde stim cand am atins obiectivul, prin ce se caracterizeaza contextul respectiv) si cum pot fie ele atinse. Aici, de cele mai multe ori, oamenii vad una, cel mult doua, trei posibilitati. Diferenta in ce priveste reusita si eficienta o dau nu numai organizarea si munca, ci si inteligenta, creativitatea, ingeniozitatea, spiritul inovator. De aceea este bine sa lasam aceasta lista deschisa pentru un timp si sa cautam noi posibilitati de realizare a obiectivului, de intelegere a situatiei. Ne-ar fi de mare folos daca am analiza din mai multe perspective. Este deosebit de important sa facem aceasta in scris pentru a putea intelege si opera cu un numar extins de factori care actioneaza in situatia la care ne referim. Este ceea ce se cheama externalizarea problemei. Memoria noastra de scurta durata opereaza numai cu 5+2 elemente simultan asa incat, daca nu facem un “tablou” care sa le includa pe toate (sau cat mai multe), pentru a opera cu un element nou trebuie sa lasam deoparte un alt element din cele cu care am operat pana atunci. Asta inseamna ca, fara sa scriem, nu putem avea o imagine intreaga asupra situatiei ci doar parti din ea (iar daca nu luam in calcul cat mai multi factori, deciziile noastre au o probabilitate mult redusa de succes).

     Dupa  ce am aflat prin ce se caracterizeaza starea lucrurilor dorita de noi, avem de stabilit care sunt pasii pe care trebuie sa-i urmam pentru a atinge obiectivul propus, pe cea mai buna cale pe care am ales-o din multiplele variante. Exista una, doua activitati care – in ce priveste importanta in atingerea obiectivului, impactul schimbarii generate si valoarea rezultatelor intermediare – fac mai mult decat toate celelalte activitati la un loc (Principiul lui Paretto este valabil si aici: 80% din rezultate vin din 20% din activitati). Ca sa identificam aceste activitati si sa le organizam in ordinea importantei ne putem folosi de intrebarea “Daca ar fi sa fac acum un singur lucru, pentru a genera maximum de impact, care ar fi acela?” sau “Care ar fi acel lucru care va genera cea mai importanta schimbare?”. Apoi il trecem primul pe lista. Il identificam pe cel de-al doilea, al treilea etc. Este posibil ca unele sa influenteze pe altele, la fel cum si intre obiective pot exista corelatii, deci trebuie sa fim foarte atenti.

     Apoi mai ramane sa stabilim care sunt resursele necesare (grupate pe categorii, exemplu: relatii, timp, instrumente, bani etc; este important sa observam si cum se pot ele potenta reciproc sau cum se pot interschimba), cum le atragem pe cele pe care nu le avem deocamdata, daca mai exista si alte persoane care au “responsabilitati” in atingerea obiectivelor pe care le vizam, calendarul activitatilor si sa trecem la treaba.

     La orice moment, in cazul in care nu avem timp sau suntem obositi, este cel mai bine sa identificam pe “harta obiectivului” punctul in care ne aflam catre scopul nostru si sa spargem activitatea pe care trebuie sa o desfasuram atunci in pasi intermediari, apoi sa facem acel ceva care genereaza cel mai important impact (poate chiar nu avem 2 ore dar putem sa ne concentram atentia si eforturile pentru 30 minute!). Obiectivele intermediare si analizele intermediare sunt asemenea unor jaloane si unor busole. Putem spune, oricand, unde ne aflam pe drumul catre succesul vizat si cat mai avem pana la el.

     Concluzia ar fi ca nu vom avea timp niciodata pentru tot dar avem intotdeauna timp pentru ceea ce este mai important. E necesar doar sa fim disciplinati; adica sa facem ceea ce trebuie, cand trebuie, fie ca ne place sau nu. Atat timp cat ramanem pe directia stabilita rezultatele apar negresit.